Akuntansi & Keuangan
November 16, 2022
Kabrina Rian
Sebagai pemilik usaha, kamu perlu rajin mendokumentasikan setiap transaksi yang terjadi, termasuk dengan mendokumentasikan invoice. Ini penting karena jika tidak ada catatan penjualan atau pembelian, kamu akan kesulitan mengatur keuangan dan mengevaluasi bisnis.
Istilah invoice memang sudah tidak asing lagi di telinga kita. Namun, apakah kamu sudah tahu pengertiannya? Apakah kamu sudah paham jenis-jenisnya? Dan, apakah kamu sudah tahu bagaimana cara membuatnya?
Tenang, dalam artikel Delegasi kali ini, semua pertanyaan itu akan dijawab. Yuk, simak sampai akhir!
Arti invoice adalah dokumen yang merupakan bukti terjadinya transaksi jual-beli yang dibuat oleh penjual. Dokumen yang juga disebut sebagai faktur ini bisa digunakan sebagai lembar tagihan untuk diserahkan kepada pembeli.
Di dalam invoice tercantum banyak informasi seperti nama pembeli, barang atau jasa yang dibeli, harga, total harga, nomor invoice, dan sebagainya.
Saat ini sudah banyak aplikasi atau software yang bisa kamu pakai untuk membuat invoice atau faktur. Namun jika masih dibuat secara manual, invoice dapat dibuat dalam tiga rangkap yaitu untuk pembeli, penjual, dan arsip.
Setelah memahami pengertian, kamu juga perlu memahami berbagai fungsi invoice dalam sebuah bisnis. Ada setidaknya enam fungsi invoice yang sangat penting. Berikut penjelasannya.
Ada setidaknya tiga jenis faktur yaitu invoice biasa atau konvensional, invoice konsuler, dan invoice proforma. Berikut penjelasan setiap jenisnya.
Invoice biasa atau disebut juga dengan invoice konvensional paling banyak digunakan dalam transaksi antara penjual dan pembeli. Di dalamnya berisi informasi mengenai barang atau jasa yang dibeli, jumlahnya, harga per item, dan total harga. Invoice konvensional digunakan dalam transaksi yang sederhana.
Jenis invoice konsuler membutuhkan waktu yang lebih lama dalam pembuatannya dibandingkan dengan jenis faktur biasa. Ini karena faktur konsuler dikhususkan untuk kegiatan internasional yaitu impor dan juga ekspor. Dalam pembuatannya, invoice tersebut harus memiliki persetujuan dari perwakilan negara yang dituju dalam bentuk cap khusus.
Jenis yang ketiga adalah invoice proforma. Faktur yang satu ini dibuat saat pembeli melakukan pembayaran secara bertahap. Invoice ini juga bisa dibuat saat penjual mengirim barang secara bertahap. Hal inilah yang membuat invoice proforma sifatnya sementara saja.
Agar bisa memahami cara membuat invoice, kamu perlu mengetahui semua informasi yang harus terkandung di dalamnya. Apa saja struktur atau komponen yang tercantum di invoice? Inilah penjabaran dan penjelasannya.
Tanggal perlu menunjukkan kapan invoice diterbitkan mencakup tanggal, bulan, dan juga tahun. Hal ini sangat berguna ketika kamu melakukan pembukuan keuangan. Informasi mengenai tanggal invoice terletak di bagian atas.
Nomor invoice perlu kamu buat secara unik untuk setiap transaksi yang terjadi. Nomor tersebut dibuat sesuai dengan urutan transaksi yang terjadi di bisnismu. Hal ini sangat penting agar kamu bisa melacak transaksi yang sudah atau sedang terjadi.
Data penjual berisi informasi mengenai pihak yang menyediakan barang atau jasa. Informasinya terdiri dari nama lengkap penanggung jawab dan nama perusahaan, nomor telepon atau WhatsApp, alamat email, dan juga alamat perusahaan.
Data pembeli berisi informasi mengenai pihak yang membeli barang atau jasa. Sama seperti data penjual, bagian ini perlu menjelaskan tentang nama lengkap penanggung jawab dan nama perusahaan pembeli, nomor telepon atau WhatsApp, alamat email, dan juga alamat perusahaan.
Informasi ini mencakup semua item barang atau jasa yang dibeli, jumlah per itemnya. Selanjutnya, perlu dicantumkan juga harga satuan barang atau jasa serta harga setelah dikalikan per itemnya. Terakhir, harus ada informasi total harga akhir dari semua barang atau jasa yang dibeli.
Bagian ini bersifat opsional atau tidak wajib ada. Jika pihak penjual ingin memberikan potongan harga kepada pembeli, jumlah potongannya wajib dicantumkan di bagian ini.
Komponen yang selanjutnya adalah pajak. Dalam bagian ini perlu dicantumkan PPN atau Pajak Pertambahan Nilai.
Informasi mengenai tanggal jatuh tempo menunjukkan kapan terakhir invoice harus dibayarkan oleh pembeli. Tanggal jatuh tempo perlu memuat tanggal, bulan, dan tahun tenggat pembayaran.
Komponen yang terakhir adalah informasi mengenai pembayaran. Bagian ini perlu memuat informasi metode pembayaran apakah menggunakan cash, transfer ke bank, virtual account, dan sebagainya. Jika menggunakan metode transfer ke bank makan perlu ada informasi mengenai nama bank, nomor rekening, dan juga nama pemilik rekening.
Berikut ini beberapa contoh invoice dari Delegasi supaya kamu bisa lebih memahaminya.
Di bawah ini adalah contoh invoice pembelian barang melalui salah satu e-commerce di Indonesia.
Ini adalah contoh pembelian jasa berupa autolikes dari salah satu platform di Indonesia.
Kalau kamu masih kesulitan dalam membuat invoice, tidak perlu khawatir. Delegasi menyediakan template invoice yang bisa kamu download secara gratis. Yuk klik link di bawah ini!
Delegasi adalah asisten keuangan virtual yang dapat membantu kamu membuat laporan keuangan dan analisis bisnis yang akurat. Kamu bisa mendapatkan laporan laba rugi, arus kas, dan neraca tanpa perlu input data sendiri, lho!
Cukup kirimkan nota belanja, mutasi rekening, dan catatan stock opname melalui Telegram, kamu sudah bisa mendapatkan laporan keuangan yang akurat dan analisis bisnis untuk menentukan strategi bisnis.
Kalau kamu masih ingin tanya-tanya lebih lanjut, jangan sungkan hubungi Adel (Admin Delegasi) melalui WA di bawah ini ya!
Kwitansi adalah dokumen yang menyatakan rekaman transaksi jual-beli sementara invoice merupakan dokumen tagihan pembayaran yang dibuat oleh penjual untuk pembeli. Kwitansi diberikan ketika pembeli sudah melunasi pembayaran sedangkan invoice diberikan ketika pembeli belum melakukan pembayaran.
Nomor invoice adalah bagian yang penting. Nomor ini terdiri dari sekumpulan angka unik sesuai dengan ketentuan perusahaan penerbit sesuai dengan urutan transaksi. Nomor invoice sangat berguna ketika kamu ingin melakukan pelacakan pembelian atau penjualan.
Invoice diterbitkan oleh pihak yang menyediakan jasa atau barang. Dengan kata lain, invoice dibuat oleh penjual kemudian diserahkan kepada pembeli.
Invoice dibuat oleh penjual sebagai dokumen tagihan. Oleh karena itu, invoice dibuat sebelum pembeli melakukan pembayaran. Invoice juga harus dibuat sebelum pembeli mengirim barang atau menyediakan jasa yang dibeli.
Kwitansi adalah dokumen yang menyatakan rekaman transaksi jual-beli sementara invoice merupakan dokumen tagihan pembayaran yang dibuat oleh penjual untuk pembeli. Kwitansi diberikan ketika pembeli sudah melunasi pembayaran sedangkan invoice diberikan ketika pembeli belum melakukan pembayaran.
Nomor invoice adalah bagian yang penting. Nomor ini terdiri dari sekumpulan angka unik sesuai dengan ketentuan perusahaan penerbit sesuai dengan urutan transaksi. Nomor invoice sangat berguna ketika kamu ingin melakukan pelacakan pembelian atau penjualan.
Invoice diterbitkan oleh pihak yang menyediakan jasa atau barang. Dengan kata lain, invoice dibuat oleh penjual kemudian diserahkan kepada pembeli.
Invoice dibuat oleh penjual sebagai dokumen tagihan. Oleh karena itu, invoice dibuat sebelum pembeli melakukan pembayaran. Invoice juga harus dibuat sebelum pembeli mengirim barang atau menyediakan jasa yang dibeli.
