Edukasi Bisnis
December 22, 2023
Krisna Prihantoro
Mengenali identitas dan memahami kebutuhan pelanggan eksternal adalah tahap krusial dalam upaya menyediakan pelayanan yang memuaskan. Namun, sebelumnya, penting untuk memahami siapa sebenarnya pelanggan eksternal dan apa perbedaannya dengan pelanggan internal.
.jpg)
Dalam artikel ini, Delegasi akan membahas secara rinci tentang pengertian dan perbedaan antara pelanggan internal dan eksternal, serta memberikan wawasan tentang cara menyeimbangkan kebutuhan untuk kedua jenis pelanggan ini.
Pelanggan internal adalah individu atau departemen di dalam bisnismu yang bergantung pada produk dan layanan yang disediakan oleh departemen lain untuk menjalankan tugas mereka. Ini bisa mencakup mulai dari pemesanan bahan untuk produksi hingga permintaan dukungan administratif.
Pelanggan internal sangat penting karena mereka membantu memastikan bahwa bisnis kamu berjalan dengan lancar dan efisien. Sebagai contoh, jika departemen pemasaran membutuhkan bantuan dalam membuat konten, mereka akan meminta bantuan dari departemen IT. Maka, bisa dikatakan bahwa departemen pemasaran menjadi pelanggan internal dari departemen IT.
Namun, pelanggan internal tidak hanya mencakup departemen lain dalam bisnismu. Pelanggan internal bisa juga mencakup:
Pelanggan eksternal adalah siapa pun yang membeli produk atau layanan dari bisnis kamu. Mereka dapat berupa konsumen perorangan, bisnis, atau organisasi lain. Pelanggan eksternal penting karena mereka memberikan pendapatan yang memungkinkan bisnis kamu tetap eksis dan berkembang.
Oleh karena itu, penting untuk menempatkan kebutuhan mereka sebagai prioritas utama dan memastikan bahwa mereka memiliki pengalaman positif saat berurusan dengan bisnis kamu. Dengan memahami keinginan dan kebutuhan mereka, kamu dapat menciptakan produk dan layanan yang akan memenuhi harapan mereka.
Untuk melayani pelanggan eksternal secara efektif, kamu harus memahami perilaku pembelian, mendengarkan umpan balik, dan memberikan respons cepat atas semua keluhan atau permintaan mereka.
Baik pelanggan eksternal maupun internal sama-sama memiliki peran penting dalam membangun bisnis kamu. Oleh karena itu, sangat penting untuk mengelola keduanya dengan penuh perhatian dan kecermatan. Beberapa langkah yang bisa kamu ambil untuk menangani kedua jenis pelanggan ini, antara lain:
Langkah pertama untuk menangani pelanggan eksternal dan internal adalah memahami siapa mereka, apa yang mereka inginkan, dan bagaimana mereka berkomunikasi. Metode-metode seperti survei, wawancara, focus group, atau ulasan online dapat digunakan untuk mengumpulkan umpan balik.
Lakukan segmentasikan pelanggan berdasarkan demografi, preferensi, perilaku, atau kebutuhan. Pemahaman ini penting untuk melakukan berbagai penyesuaian agar mampu memenuhi harapan mereka.
Langkah kedua adalah menyusun prioritas berdasarkan tingkat urgensi dan dampak. Matriks atau sistem peringkat dapat digunakan untuk mengevaluasi dan membandingkan kebutuhan pelanggan serta mengalokasikan sumber daya secara tepat.
Kriteria seperti profitabilitas, loyalitas, retensi, atau potensi pertumbuhan dapat digunakan untuk menetapkan prioritas. Langkah-langkah ini penting untuk memfokuskan upaya pada pelanggan yang paling kritis dan berharga, menghindari pemborosan waktu atau uang pada yang kurang penting.
Langkah selanjutnya, penting untuk menjaga komunikasi yang aktif dengan kedua jenis pelanggan, baik itu internal maupun eksternal. Sediakan beragam saluran komunikasi, seperti email, telepon, media sosial, atau pertemuan langsung, agar dapat diakses dengan mudah oleh pelanggan.
Adaptasi gaya, nada, atau bahasa yang berbeda sesuai dengan preferensi dan budaya masing-masing pelanggan menjadi kunci dalam menjalankan komunikasi yang efektif. Melalui interaksi yang terus-menerus, kepercayaan, hubungan yang baik, dan pemahaman yang mendalam dapat dibangun.
Lebih dari itu, melalui komunikasi yang terbuka, informasi terkait kemajuan, tantangan, atau perubahan dapat dengan jelas disampaikan kepada pelanggan, memperkuat keterlibatan dan transparansi dalam setiap aspek bisnis.
Penting untuk menyatukan pelanggan dengan visi, misi, dan tujuan bisnismu. Langkah-langkah seperti pernyataan visi, pernyataan misi, atau penetapan tujuan dapat digunakan untuk secara jelas menyampaikan dan menjelaskan tujuan, arah, serta objektif bisnismu kepada pelanggan.
Berbagai teknik komunikasi, seperti penyampaian narasi, penerapan branding, atau penggunaan teknik storytelling, dapat menjadi alat yang efektif untuk menginspirasi dan memotivasi pelanggan agar mereka terlibat secara aktif dalam mendukung visi, misi, dan tujuan perusahaan.
Implementasi langkah ini akan menciptakan rasa memiliki yang kuat di antara pelanggan, membangun keterikatan yang lebih mendalam, dan membentuk komunitas yang sejalan dengan nilai-nilai dan tujuan bisnismu.
Langkah selanjutnya dalam mengelola kebutuhan pelanggan eksternal dan internal adalah terus menerapkan inovasi secara kreatif untuk memenuhi harapan mereka. Metode-metode seperti brainstorming, prototyping, atau pengujian dapat digunakan untuk menghasilkan dan memvalidasi ide, solusi, atau produk baru yang dapat meningkatkan pengalaman pelanggan.
Manfaatkan berbagai sumber, termasuk tren pasar, umpan balik pelanggan, atau analisis pesaing, untuk mengidentifikasi dan mengantisipasi kebutuhan serta harapan pelanggan. Berinovasi untuk pelanggan tidak hanya membawa kepuasan, tetapi juga meningkatkan keunggulan kompetitif, memberikan diferensiasi, dan memperkuat reputasi bisnis di mata pelanggan.
Dengan memprioritaskan inovasi yang berpusat pada kebutuhan pelanggan, kamu bisa menjaga daya saing di pasar yang terus berubah dan membangun hubungan yang kokoh dengan pelanggan, baik internal maupun eksternal.
Langkah terakhir adalah mengevaluasi mereka secara teratur dan sistematis. Berbagai metrik seperti kepuasan pelanggan, loyalitas pelanggan, retensi pelanggan, atau nilai seumur hidup pelanggan dapat kamu gunakan untuk mengukur dan memantau kinerja dan dampak.
Metode-metode seperti analisis SWOT, analisis kesenjangan, atau perbandingan dapat digunakan untuk menilai dan meningkatkan kekuatan, kelemahan, peluang, atau ancaman. Dengan mengevaluasi pelanggan secara berkala, kamu bisa terus melakukan penyempurnaan strategi pengelolaan pelanggan.
Pada intinya, baik pelanggan eksternal maupun internal memainkan peran yang tak tergantikan dalam ekosistem kesuksesan bisnismu. Dengan mengelola keduanya secara seimbang, memahami kebutuhan, dan terus berinovasi, kamu dapat membangun fondasi yang kokoh untuk pertumbuhan berkelanjutan.
Kesinambungan hubungan yang erat dengan pelanggan, bersama dengan keselarasan visi dan misi, membentuk landasan untuk keunggulan kompetitif dan keberlanjutan bisnis jangka panjang. Memandang pelanggan sebagai mitra dalam perjalanan menuju kesuksesan merupakan kunci untuk keberlanjutan bisnis.
Kwitansi adalah dokumen yang menyatakan rekaman transaksi jual-beli sementara invoice merupakan dokumen tagihan pembayaran yang dibuat oleh penjual untuk pembeli. Kwitansi diberikan ketika pembeli sudah melunasi pembayaran sedangkan invoice diberikan ketika pembeli belum melakukan pembayaran.
Nomor invoice adalah bagian yang penting. Nomor ini terdiri dari sekumpulan angka unik sesuai dengan ketentuan perusahaan penerbit sesuai dengan urutan transaksi. Nomor invoice sangat berguna ketika kamu ingin melakukan pelacakan pembelian atau penjualan.
Invoice diterbitkan oleh pihak yang menyediakan jasa atau barang. Dengan kata lain, invoice dibuat oleh penjual kemudian diserahkan kepada pembeli.
Invoice dibuat oleh penjual sebagai dokumen tagihan. Oleh karena itu, invoice dibuat sebelum pembeli melakukan pembayaran. Invoice juga harus dibuat sebelum pembeli mengirim barang atau menyediakan jasa yang dibeli.
