Edukasi Bisnis
February 17, 2023
Yuliana Rian
“Mengetahui stock opname adalah kunci bagi pemilik bisnis untuk mengelola persediaan dengan tepat, hal ini akan membantu kamu menghindari kerugian akibat kelebihan atau kekurangan stok. Kini menghitung stock opname lebih mudah dan akurat dengan mengandalkan Delegasi.”
Apakah bisnis kamu memerlukan pembaruan akurat tentang stok barang secara berkala? Delegasi siap membantu!
Bagi pengusaha, mengetahui stock opname adalah langkah kunci untuk menjaga kelancaran operasi bisnis. Informasi yang akurat tentang persediaan barang tidak hanya membantu menghindari kerugian akibat stok berlebihan atau kehabisan persediaan, tetapi juga memungkinkan pengambilan keputusan yang cerdas terkait manajemen persediaan, penjadwalan produksi, dan strategi pemasaran.
Dengan memiliki pemahaman yang mendalam tentang stock opname, pengusaha dapat merencanakan langkah-langkah yang lebih tepat guna untuk mengoptimalkan efisiensi operasional dan memastikan kepuasan pelanggan yang berkelanjutan.
Gak perlu pusing, Delegasi kini hadir sebagai asisten keuangan virtual untuk membantu kamu dalam mengelola stock opname bisnismu.
Stock opname adalah proses penghitungan jumlah persediaan barang fisik yang siap dipasarkan. Stock opname dimulai dengan menghitung jumlah barang secara fisik, memeriksa kualitas barang, pencatatan, hingga penataan ulang agar memduahkan saat sewaktu-waktu dibutuhkan.
Hal ini dilakukan untuk memastikan barang-barang yang ada di tempat penyimpanan masih berkualitas baik.
Dengan melakukan pencatatan dan penataan ulang, penanggung jawab gudang dapat mencari barang-barang yang dibutuhkan dengan cepat dan tepat serta mendukung sistem kerja yang lebih efektif.
Tujuan stock opname adalah salah satu aspek yang tak bisa diabaikan dalam menjalankan bisnis. Hal ini melibatkan pemastian bahwa jumlah barang yang tercatat dalam pembukuan perusahaan sesuai dengan jumlah barang fisik yang benar-benar ada di dalam gudang atau tempat penyimpanan. Bagi seorang pengusaha, pemahaman mendalam tentang proses stock opname adalah penting karena memiliki dampak yang signifikan terhadap berbagai aspek operasional dan keberhasilan bisnis.
Salah satu alasan mengapa stock opname sangat krusial adalah untuk mencegah terjadinya kesenjangan antara catatan dan realitas. Bayangkan jika sebuah bisnis memiliki catatan yang menunjukkan bahwa barang tertentu masih tersedia dalam jumlah yang mencukupi, tetapi kenyataannya barang tersebut sudah habis di gudang. Situasi ini dapat menyebabkan ketidakpuasan pelanggan yang mengharapkan barang tersebut tersedia dan dapat berujung pada hilangnya peluang penjualan.
Selain itu, stock opname juga berperan dalam mencegah kerugian akibat barang rusak atau kadaluarsa. Pengusaha harus memahami bahwa proses stock opname tidak hanya sebatas menghitung jumlah barang, tetapi juga melibatkan pemeriksaan kualitas barang. Ini penting untuk memastikan bahwa persediaan tidak terbuang sia-sia karena kerusakan yang dapat dihindari.
Penting juga untuk diingat bahwa informasi tentang stok riil barang memiliki dampak signifikan terhadap keputusan bisnis. Misalnya, data dari stock opname dapat digunakan untuk menentukan Harga Pokok Produksi (HPP) yang akurat, yang pada gilirannya mempengaruhi penetapan harga jual.
Tak hanya itu, data yang diperoleh dari stock opname juga memberikan wawasan berharga tentang pergerakan barang. Misalnya, informasi mengenai stok lama dapat membantu pengusaha untuk merencanakan tindakan seperti promosi atau penjualan khusus guna mengurangi persediaan yang menumpuk.
Stock opname yang up to date juga menjadi alat untuk mengidentifikasi masalah stok seperti kehilangan, barang rusak, atau penurunan kuantitas yang tidak diharapkan. Data yang terkumpul dari stock opname dapat digunakan sebagai landasan untuk evaluasi kinerja bisnis, membantu pengusaha dalam mengenali tren dan pola dalam pergerakan stok.
Setelah kamu mengetahui apa itu stock opname dan beragam manfaatnya kamu juga perlu tahu cara melakukannya. Berikut ini adalah langkah-langkah stock opname.
Sebelum mulai stock opname, ada beberapa tahap persiapan yang perlu dijalani. Ini dimulai sekitar satu minggu sebelum stock opname dilaksanakan. Selama tahap ini, tim di bagian gudang memainkan peran penting.
Selama merapikan, mereka juga akan memberi label atau kode batang (barcode) pada setiap barang. Label ini berisi informasi mengenai barang yang telah dihitung dan juga barang yang tidak perlu dihitung.
Tentang barang yang tidak perlu dihitung, ini terjadi karena beberapa alasan. Misalnya, barang yang diterima dalam titipan dari pihak lain tidak dihitung sebagai stok gudang. Barang yang rusak dan tidak dapat dikembalikan, serta telah disetujui untuk dihapus, juga masuk dalam kategori barang yang tidak perlu dihitung. Sebaiknya, barang-barang semacam itu disimpan terpisah dari barang lain.
Pada hari sebelum stock opname, langkah selanjutnya adalah persiapan lanjutan. Pada tahap ini, kamu harus memastikan beberapa hal:
Mengadakan pertemuan singkat dengan tim untuk memastikan semua orang memahami proses stock opname dengan baik. Pastikan semua tim tahu tugas mereka dan berkomunikasi dengan jelas.
Berikan petunjuk kepada pengelola gudang untuk mencatat perpindahan barang hingga akhir jam kerja.
Penting untuk tidak mengizinkan perpindahan barang setelah jam kerja berakhir hingga proses stock opname selesai. Hal ini bertujuan agar saat penghitungan dilakukan, stok sudah mencerminkan kondisi paling terbaru.
Langkah terakhir dalam stock opname adalah pelaksanaan stock opname itu sendiri. Ini adalah hari di mana penghitungan stok dilakukan. Pada tahap ini, ada beberapa hal yang harus diperhatikan:
1. Pastikan semua transaksi terkait stok telah dicatat dalam sistem.
2. Cetak catatan transaksi dari sistem dan berikan pada tim yang akan menghitung stok riil. Tim ini tidak boleh mengetahui data tersebut sebelumnya, karena data ini akan menjadi dasar untuk membandingkan stok fisik dengan sistem.
3, Saat menghitung stok, pastikan kamu memiliki label atau kode lain untuk menempel pada barang yang dihitung. Ini membantu mencegah kesalahan seperti menghitung barang dua kali atau melewatkan barang.
4. Setiap lembaran yang diisi dengan hasil penghitungan harus segera dimasukkan ke dalam sistem dan dibandingkan. Dari sini, kamu bisa melihat apakah jumlah stok fisik dan yang dicatat di sistem sama atau tidak.
5. Jika terjadi selisih, cek dan hitung ulang barang yang terkait. Periksa apakah ada kesalahan hitung atau perbedaan lainnya.
6. Setelah yakin bahwa data yang diperoleh benar, masukkan data hasil stock opname ke dalam sistem untuk melakukan penyesuaian stok yang diperlukan.
Berikut ini merupakan tiga tips stock opname yang bisa kamu lakukan.
Menentukan waktu untuk melakukan stock opname harus disesuaikan dengan bidang usaha yang kamu jalani. Untuk bisnis skala kecil, stock opname dapat diselesaikan dalam waktu singkat.
Untuk bisnis skala menengah atau besar, penghitungan stok memerlukan waktu yang lebih panjang. Selain waktu, stock opname perlu membutuhkan sumber daya yang lebih besar sehingga sulit jika harus dilakukan setiap hari.
Stock opname perlu dilakukan secara rutin agar data barang dalam sistem dan data barang riil tetap terkontrol.
Buat kamu yang berbisinis di bidang makanan dan minuman, pasti sudah terbiasa dalam memisahkan stok baru dan stok lama. Biasakan untuk menggunakan stok lama agar tidak merugi akibat bahan baku yang sudah kadaluarsa.
Penting juga untuk memastikan stok lama tetap layak untuk dikonsumsi agar pelanggan tidak kecewa dan tetap loyal.
Proses melaksanakan stock opname memang melelahkan, sebab membutuhkan waktu yang tidak sedikit. Apalagi jika bisnismu sudah masuk ke skala menengah dan besar. Kamu bisa mencari asisten keuangan virtual agar bisa mengembangkan bisnismu. Salah satu asisten virtual keuangan yang bisa kamu gunakan adalah Delegasi.
Idealnya stock opname dilakukan sekurang-kurangnya satu tahun sekali. Dengan demikian, kamu memiliki pengendalian secara internal terhadap stok barang yang kamu miliki. Untuk menentukan periode waktu, stock opname harus disesuaikan dengan kebutuhan.
Jadi, kira-kira kapan waktu yang tepat untuk melakukan stock opname pada bisnismu? Yuk simak penjelasannya!
Untuk bisnis yang bergerak pada jenis produk fast moving dengan cycle life yang rendah, ada baiknya kamu melakukan stock opname setiap hari. Misalnya bisnis kamu bergerak pada bidang F&B yang perputaran stok bahan baku berlangsung cepat baik karena terjual maupun expired.
Untuk bisnis skala menengah, stock opname bisa dilakukan secara periodik. Baik itu setiap 3 bulan maupun setiap 6 bulan. Tidak sedikit pula perusahaan yang melakukan stock opname hanya sekali dalam setahun, yakni menjelang akhir tahun.
Stock opname juga bisa dilakukan menjelang dan sesudah event. Misalnya bisnis kamu akan mengadakan event HARBOLNAS yang seringnya perubahan stok berlangsung sangat cepat.
Ingat, yang bisa menentukan kapan waktu untuk melakukan stock opname adalah kamu sebagai pebisnis yang cerdas. Tinggal cocokkan saja dengan kebutuhan bisnis kamu!
Tidak semua barang yang ada di penyimpanan harus masuk stock opname. Berikut ini adalah beberapa jenis barang yang membutuhkan stock opname.
Bahan baku adalah hal yang paling penting untuk masuk stock opname. Jangan sampai bisnis kamu tersendat karena salah perhitungan bahan baku.
Bahan setengah jadi alias barang dalam proses adalah bahan yang bukan bahan baku dan masih perlu pengolahan lebih lanjut. Barang setengah jadi tentu saja belum layak untuk dijual namun harus dicatat dalam stock opname.
Barang jadi ialah barang yang sudah siap untuk dijual dan secara otomatis wajib masuk dalam stock opname. Sebab sembari menunggu penjualan, tentu saja barang ini membutuhkan ruang penyimpanan dan tercatat.
Kategori barang terakhir yang membutuhkan stock opname adalah bahan pembantu. Sebab seringkali bahan pembantu akan dipesan dan disimpan dalam jumlah yang banyak untuk memastikan produksi suatu barang tetap berjalan lancar. Sifatnya yang melengkapi bahan baku membuat bahan bahan pembantu membutuhkan stock opname.
Kamu mau stock opname tapi masih bingung dengan template nya? Tenang saja, Delegasi sebagai Asisten Keuangan Virtual bisa meringankan beban kamu. Kamu bisa download template stock opname excel secara gratis dengan klik link di bawah ini!
Delegasi siap membantu kamu dalam membuat laporan keuangan dan analisis bisnis secara cepat dan tepat. Kamu bisa mendapat laporan laba rugi, arus kas, dan neraca dengan mudah.
Kamu hanya perlu foto dan kirimkan nota belanja, mutasi rekening, serta stock opname melalui Telegram dan dapatkan laporan keuangan akurat serta analisis bisnis yang tepat.
Stock opname dilakukan oleh tim petugas audit dari perusahaan. Tim audit ini tidak tergabung dalam tim pencatat di lokasi penyimpanan.
Kamu perlu menyiapkan template stock opname excel yang praktis dan mudah dipahami. Nantinya, kamu bisa langsung membandingan data dari stock opname excel dengan data dari sistem.
Tidak melakukan stock opname meningkatkan kemungkinan terjadinya kerugian akibat perbedaan antara data barang pada sistem dan data barang riil. Hal ini terjadi karena stock opname juga menjadi bagian dalam sistem pengawasan internal perusahaan.
Kwitansi adalah dokumen yang menyatakan rekaman transaksi jual-beli sementara invoice merupakan dokumen tagihan pembayaran yang dibuat oleh penjual untuk pembeli. Kwitansi diberikan ketika pembeli sudah melunasi pembayaran sedangkan invoice diberikan ketika pembeli belum melakukan pembayaran.
Nomor invoice adalah bagian yang penting. Nomor ini terdiri dari sekumpulan angka unik sesuai dengan ketentuan perusahaan penerbit sesuai dengan urutan transaksi. Nomor invoice sangat berguna ketika kamu ingin melakukan pelacakan pembelian atau penjualan.
Invoice diterbitkan oleh pihak yang menyediakan jasa atau barang. Dengan kata lain, invoice dibuat oleh penjual kemudian diserahkan kepada pembeli.
Invoice dibuat oleh penjual sebagai dokumen tagihan. Oleh karena itu, invoice dibuat sebelum pembeli melakukan pembayaran. Invoice juga harus dibuat sebelum pembeli mengirim barang atau menyediakan jasa yang dibeli.
