Biaya operasional merupakan pengeluaran yang tak terhindarkan bagi setiap bisnis yang ingin tumbuh dan berkembang. Meskipun tidak dapat dihindari, ada banyak cara untuk mengurangi biaya operasional dengan bijaksana.  

Pengoptimalan pengeluaran akan membuat Anda mampu meningkatkan margin keuntungan sehingga usaha Anda menjadi semakin berkembang. Khusus bagi Anda pemilik bisnis kecil dan menengah, kami telah merangkaum cara yang dapat Anda praktekan untuk mengurangi biaya operasional usaha Anda.  

Apa yang Dimaksud Dengan Biaya Operasional?

Biaya operasional adalah pengeluaran yang dibutuhkan untuk menjalankan aktivitas bisnis Anda. Ini mencakup beragam hal yang berhubungan langsung maupun tidak langsung dengan proses produksi.  

Contoh dari biaya operasional, antara lain:

• bahan baku untuk membuat produk
• biaya sewa dan utilitas

• biaya langganan internet
• asuransi usaha
• biaya kegiatan pemasaran seperti iklan atau desain grafis
• biaya perjalanan
• pembayaran gaji karyawan

• mengelola kantor
• dan banyak lainnya

Ketika menyusun laporan keuangan, laba kotor didapatkan dari hasil pengurangan dari total pendapatan dengan harga pokok penjualan. Laba kotor kemudian dikurangi dengan biaya operasional untuk mendapatkan laba bersih.  

Laba bersih adalah jumlah yang tersisa setelah dikurangi dengan semua pengeluaran. Ini adalah keuntungan yang bisa digunakan untuk dibagikan kepada pemilik bisnis atau diinvestasikan kembali.

Cara Mengurangi Biaya Operasional

Beberapa cara untuk mengurangi biaya operasional bagi usaha menengah, antara lain:

• Mengadopsi teknologi
• Analisis biaya operasional bahan baku
• Negosiasi ulang dengan supplier
• Memantau dan menyesuaikan fungsi bisnis

Di bawah ini adalah penjelasan ringkas tentang bagaimana Anda bisa mengaplikasikan setiap cara tersebut. Simak secara seksama untuk melihat karena langkah-langkah ini telah terbukti berhasil dalam memangkas biaya dan meningkatkan profitabilitas.

Mengadopsi Teknologi

Teknologi berkembang dengan cepat, mengimplementasikannya dalam usaha Anda adalah solusi praktis yang dapat secara signifikan mengurangi biaya operasional. Periksa semua proses dalam usaha Anda dan identifikasi area di mana teknologi bisa mengurangi tugas manual karyawan.  

Banyak solusi online yang bisa menangani berbagai fungsi bisnis dengan biaya yang jauh lebih murah. Berikut adalah beberapa contoh mengurangi beban biaya operasional dengan teknologi:

• Beralih ke metode pemasaran digital yang lebih murah dan terukur akan mengurangi beban operasional usaha Anda. Platform-platform pemasaran digital seperti sosial media, mesin pencari, website, dan lainnya merupakan cara baru untuk mempromosikan bisnis Anda kepada target audiens.

• Mengaplikasikan solusi keuangan vitual untuk menangani laporan keuangan, analisis, dan kebutuhan keuangan lainnya, sehingga Anda bisa fokus pada kegiatan inti bisnis. Sebagai contoh, cukup hanya mengunggah nota dan mutasi rekening, Anda bisa mendapatkan laporan keuangan dan analisis bisnis yang akurat dengan Delegasi.
• Hemat biaya tunjangan transportasi dan sewa kantor dengan mengadakan pertemuan, webinar, dan presentasi secara online. Platform seperti Zoom, Webex, atau Microsoft Teams, memungkinkan Anda berkomunikasi dan berkolaborasi dengan tim atau klien dari jarak jauh, tanpa perlu bepergian atau menyewa ruang kantor.

Menerapkan Prinsip Pareto

Penerapan prinsip Pareto dalam mengurangi biaya operasional bahan baku dapat membantu Anda fokus pada faktor-faktor yang memiliki dampak paling signifikan terhadap pengeluaran. Prinsip pareto yang juga dikenal sebagai aturan 80/20 adalah konsep bahwa sekitar 80% akibat berasal dari sekitar 20% sebab.  

Dalam konteks pengurangan operasional bahan baku, prinsip yang ditemukan oleh Vilfredo Pareto ini dapat diterapkan dengan mengidentifikasi 20% bahan baku yang berkontribusi signifikan terhadap biaya operasional. Memfokuskan perhatian pada item-item tersebut akan mengurangi biaya substansial dengan tetap mempertahankan kualitas.

Prinsip Pareto juga dapat digunakan sebagai analisis untuk mengidentifikasi pemborosan atau ketidakseimbangan dalam penggunaan bahan baku. Kemampuan Delegasi dalam menyajikan analisis pareto yang akurat bisa Anda manfaatkan untuk kebutuhan ini. Periksa bagaimana Delegasi bisa membantu Anda mengurangi biaya operasional bahan baku di sini.

Mengatur Negosiasi Ulang dengan Supplier

Apakah Anda telah mendapatkan harga yang paling murah untuk bahan baku yang Anda beli? Periksa biaya operasional bahan baku Anda dan cari kesempatan untuk bernegosiasi untuk mendapatkan harga yang lebih baik.  

Berikut ini beberapa hal yang perlu Anda lakukan:

• Jika Anda membeli produk atau bahan mentah dalam jumlah besar, Anda bisa meminta opsi diskon volume.

• Manfaatkan keunggulan riwayat pembayaran yang baik atau frekuensi pesanan yang tinggi untuk negosiasi. Sebagai pelanggan setia, supplier tentu tidak ingin kehilangan Anda sehingga mungkin bersedia bernegosiasi.
• Jika usaha Anda menyumbang setidaknya 10% dari pendapatan tahunan vendor, Anda memiliki posisi negosiasi yang kuat dan bisa meminta penurunan harga.
• Cek harga yang ditawarkan oleh supplier pesaing untuk produk yang sama, dan gunakan informasi ini saat bernegosiasi. Jika mereka tidak bersedia menurunkan harga, Anda selalu bisa mencari alternatif.
• Meskipun mungkin Anda tidak mendapatkan penurunan harga secara keseluruhan, Anda masih bisa mendapatkan fleksibilitas dalam persyaratan kontrak lain, seperti persyaratan pembayaran yang lebih baik atau pengiriman yang lebih cepat.

Dengan melakukan negosiasi yang efektif, Anda bisa mendapatkan kesepakatan yang lebih menguntungkan sehingga mampu mengurangi biaya operasional usaha Anda.

Terus Analisis dan Sesuaikan Usaha Anda

Menjalankan usaha yang sukses melibatkan konsistensi dalam memantau, menganalisis, dan menyesuaikan. Pastikan Anda tidak membayar lebih dari yang seharusnya dengan memeriksa beberapa faktor biaya.

Pertama, perhatikan tingkat inventaris. Menyimpan inventaris bisa menjadi biaya yang mahal, terutama jika Anda harus menyewa gudang. Kontrol pemakaian bahan baku dengan Delegasi, ini akan membantu Anda menentukan tingkat inventaris yang optimal.  

Perhatikan spesifikasi produk, karena beberapa ukuran, versi, atau warna mungkin memiliki penjualan yang lebih baik daripada yang lain. Anda juga bisa menerapkan strategi just-in-time untuk persediaan guna mengurangi biaya.  

Selanjutnya, tinjau biaya keuangan. Meskipun biaya keuangan tidak berubah seperti biaya personel atau inventaris, penting untuk meninjau pengeluaran keuangan Anda setiap kuartal. Jika Anda memiliki pinjaman, pertimbangkan untuk membandingkan suku bunga dengan pilihan lain atau bernegosiasi dengan pemberi pinjaman Anda untuk mendapatkan tarif yang lebih baik.  

Ingatlah bahwa mengurangi biaya operasional bukan hanya tentang memotong pengeluaran secara acak, tetapi tentang mengidentifikasi area di mana Anda dapat melakukan penyesuaian yang cerdas.  

Lakukan analisis mendalam dan identifikasi area di mana Anda dapat meningkatkan efisiensi, mengadopsi teknologi yang tepat, dan bernegosiasi dengan supplier untuk mendapatkan harga yang lebih baik.  

Ditunjuang dengan penerapan pareto biaya bahan baku bersama Delegasi, Anda akan mampu mengurangi biaya operasional dan menjaga kesehatan keuangan bisnis untuk mencapai kesuksesan usaha dalam jangka panjang.

‍