Akuntansi & Keuangan
June 27, 2023
Ahyatun Maghfiroh
Dalam dunia bisnis, terdapat beberapa dokumen penting yang digunakan dalam proses pembelian dan pembayaran. Dua di antaranya adalah Purchase Order (PO) dan Invoice. Meskipun keduanya terkait dengan transaksi keuangan, keduanya memiliki perbedaan dalam hal fungsinya.
Dalam artikel ini, kita akan menjelajahi perbedaan antara Purchase Order dan Invoice serta memahami peran masing-masing dalam pengelolaan keuangan bisnis.
Purchase Order (PO) adalah dokumen yang dikeluarkan oleh perusahaan kepada pemasok sebagai permintaan pembelian barang atau jasa. PO berisi detail tentang produk atau jasa yang dipesan, jumlah yang diperlukan, harga, dan ketentuan lainnya. Fungsi utama PO adalah sebagai bentuk komunikasi tertulis yang menginformasikan pemasok tentang kebutuhan perusahaan. PO juga dapat berfungsi sebagai alat pemantauan dan kontrol dalam mengelola persediaan, menghindari kesalahan dalam pengiriman barang, dan memastikan kesesuaian antara pesanan dan pengiriman.
Purchase Order digunakan sebagai alat komunikasi tertulis yang jelas antara perusahaan dengan pemasok. Dalam PO, semua detail penting seperti jumlah barang atau jasa yang dipesan, spesifikasi produk, harga, dan tenggat waktu pengiriman dijelaskan dengan jelas. Hal ini membantu memastikan pemahaman yang sama antara perusahaan dan pemasok mengenai persyaratan dan harapan terkait pembelian.
PO juga berperan dalam mengelola persediaan perusahaan. Dengan menggunakan Purchase Order, perusahaan dapat memantau dan mengendalikan aliran barang atau jasa yang masuk ke dalam perusahaan. PO membantu menghindari situasi ketika barang atau jasa dikirim tanpa otorisasi atau melebihi jumlah yang seharusnya, sehingga membantu menjaga keteraturan persediaan dan mengurangi risiko kelebihan stok atau kekurangan barang.
Mencakup detail seperti nama dan alamat perusahaan, tanggal pemesanan, nomor referensi PO, deskripsi barang atau jasa yang dipesan, kuantitas, harga per unit, total harga, dan instruksi pengiriman. Purchase Order biasanya diterbitkan sebelum barang atau jasa dikirim.
Perusahaan mengirimkan Purchase Order kepada pemasok untuk meminta pengiriman barang atau jasa yang diperlukan.
Invoice adalah dokumen yang dikeluarkan oleh pemasok kepada pelanggan sebagai permintaan pembayaran atas barang atau jasa yang telah disediakan. Invoice berisi rincian lengkap tentang produk atau jasa yang dibeli, jumlah yang harus dibayar, tanggal jatuh tempo pembayaran, dan metode pembayaran yang dapat digunakan. Fungsi utama Invoice adalah sebagai permintaan pembayaran yang resmi dan juga sebagai catatan transaksi keuangan yang valid. Pelanggan menggunakan Invoice untuk melacak dan memverifikasi jumlah tagihan yang harus dibayarkan serta sebagai dasar untuk melakukan pembayaran kepada pemasok.
Invoice berfungsi sebagai dokumen yang meminta pembayaran dari pelanggan atas barang atau jasa yang telah disediakan. Dalam Invoice, pemasok mencantumkan detail lengkap tentang jumlah yang harus dibayar, tanggal jatuh tempo pembayaran, dan metode pembayaran yang dapat digunakan. Dengan mengirim Invoice yang akurat dan tepat waktu, pemasok dapat memastikan bahwa pelanggan membayar sesuai dengan transaksi yang dilakukan.
Invoice juga berperan sebagai catatan resmi tentang transaksi keuangan. Dokumen ini menyediakan bukti tertulis tentang pembelian yang telah terjadi antara perusahaan dan pelanggan. Dengan menyimpan catatan Invoice yang lengkap dan akurat, pemasok dapat melacak riwayat pembayaran, mengelola akun pelanggan, dan memfasilitasi proses audit keuangan yang efisien.
Mencakup detail seperti nama dan alamat pemasok, tanggal penagihan, nomor referensi Invoice, deskripsi barang atau jasa yang disediakan, kuantitas, harga per unit, total harga, instruksi pembayaran, dan informasi rekening bank pemasok.
Pemasok atau penyedia jasa mengirimkan Invoice kepada pelanggan sebagai permintaan pembayaran atas barang atau jasa yang telah disediakan.
Perbedaan antara Purchase Order dan Invoice terletak pada fungsinya dalam siklus pembelian dan pembayaran. Purchase Order digunakan sebagai alat komunikasi awal yang menginformasikan pemasok tentang permintaan pembelian, sedangkan Invoice merupakan permintaan pembayaran dari pemasok kepada pelanggan setelah produk atau jasa telah disediakan.
Dengan memahami perbedaan antara Purchase Order dan Invoice, perusahaan dapat memanfaatkan keduanya dengan benar dalam proses pembelian dan pembayaran. Purchase Order digunakan untuk menginisiasi pembelian, mengatur persyaratan, dan menghindari kesalahan dalam pengiriman barang atau jasa. Sementara itu, Invoice digunakan untuk meminta pembayaran yang tepat dan mencatat transaksi keuangan yang dilakukan antara perusahaan dan pelanggan.
Penggunaan Purchase Order membantu dalam mengatur proses pembelian dan mengendalikan persediaan, sementara Invoice menjadi alat permintaan pembayaran yang resmi dan catatan keuangan yang sah. Dengan demikian, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, menghindari kesalahan, dan menjaga keteraturan keuangan dalam operasional bisnis mereka.
Delegasi merupakan solusi yang efektif dalam mengelola dan memberikan layanan Purchase Order dan Invoice bagi perusahaan. Dengan mengandalkan jasa Delegasi, perusahaan dapat mengoptimalkan efisiensi operasional dan mengurangi beban administratif yang terkait dengan pembuatan dan pengelolaan Purchase Order dan Invoice.
Dengan menggunakan jasa Delegasi, perusahaan dapat menghemat waktu dan sumber daya internal yang berharga. Delegasi memungkinkan fokus perusahaan tetap pada kegiatan inti bisnis mereka, sementara tugas administratif seperti Purchase Order dan Invoice dikelola oleh Delegasi dengan sistem otomatis berdasarkan kecerdasan buatan (AI). Hal ini juga membantu mencegah kesalahan atau kehilangan informasi penting yang dapat berdampak negatif pada proses pembelian dan pembayaran.
Dengan demikian, Delegasi dapat menjadi mitra yang andal dalam mengelola dan memberikan layanan Purchase Order dan Invoice. Dengan mempercayakan tugas-tugas ini kepada para profesional yang berpengalaman, perusahaan dapat memastikan bahwa proses pembelian dan pembayaran berjalan lancar, akurat, dan efisien. Delegasi membantu perusahaan untuk fokus pada pertumbuhan dan keberhasilan bisnis mereka, sambil memastikan kepatuhan dan ketepatan dalam administrasi keuangan yang penting.
Kwitansi adalah dokumen yang menyatakan rekaman transaksi jual-beli sementara invoice merupakan dokumen tagihan pembayaran yang dibuat oleh penjual untuk pembeli. Kwitansi diberikan ketika pembeli sudah melunasi pembayaran sedangkan invoice diberikan ketika pembeli belum melakukan pembayaran.
Nomor invoice adalah bagian yang penting. Nomor ini terdiri dari sekumpulan angka unik sesuai dengan ketentuan perusahaan penerbit sesuai dengan urutan transaksi. Nomor invoice sangat berguna ketika kamu ingin melakukan pelacakan pembelian atau penjualan.
Invoice diterbitkan oleh pihak yang menyediakan jasa atau barang. Dengan kata lain, invoice dibuat oleh penjual kemudian diserahkan kepada pembeli.
Invoice dibuat oleh penjual sebagai dokumen tagihan. Oleh karena itu, invoice dibuat sebelum pembeli melakukan pembayaran. Invoice juga harus dibuat sebelum pembeli mengirim barang atau menyediakan jasa yang dibeli.
