Utang usaha merupakan hal yang umum terjadi dalam lingkungan bisnis, terutama ketika perusahaan menggunakan skema kredit untuk pembelian bahan baku, peralatan, dan berbagai kebutuhan operasional lainnya.  

Memahami dan mengelola utang usaha dengan bijaksana merupakan bagian integral dalam menjaga kesehatan keuangan perusahaan dan memastikan kelancaran arus kas. Dengan begitu Anda dapat membuat keputusan yang cerdas terkait pengambilan utang baru, manajemen pembayaran, dan penjadwalan cicilan.

Definisi Utang Usaha

Utang usaha atau accounts payable adalah istilah keuangan yang umum digunakan untuk menggambarkan hutang jangka pendek dan kewajiban perusahaan kepada pemasok atau supplier atas barang maupun jasa yang dibeli secara kredit.

Karena barang-barang yang dibeli ini biasanya dibayar dengan penundaan antara 30 hingga 90 hari, maka jumlah seluruh utang usaha direpresentasikan dalam neraca sebagai liabilitas jangka pendek hingga transaksi tersebut diselesaikan dengan pembayaran.

Catatan utang usaha yang teratur dan akurat sangat penting untuk keuangan perusahaan, karena berpengaruh pada arus kas dan likuiditas. Jika utang usaha tidak dikelola dengan baik, perusahaan dapat menghadapi masalah keuangan seperti kesulitan dalam membayar tagihan tepat waktu, keterlambatan pembayaran kepada pemasok.

Contoh Utang Usaha

Item utang usaha dicatat dalam buku-buku perusahaan setiap kali vendor atau supplier mengeluarkan faktur yang belum dibayar. Bergantung pada kebutuhan bisnis Anda, beberapa contoh utang usaha yang umum meliputi:

• Bahan baku - Terutama dalam industri manufaktur di mana jumlah besar bahan digunakan untuk menyelesaikan proses produksi, pembelian bahan ini ditunjukkan dalam buku sebagai utang usaha.
• Transportasi dan Logistik - Banyak perusahaan mengalihkan kebutuhan transportasi dan logistik mereka kepada perusahaan yang khusus, dan biaya tersebut dicatat sebagai utang usaha.
• Produk dan Peralatan - Beberapa bisnis memerlukan infrastruktur tertentu untuk menyediakan layanan kepada klien mereka. Jika peralatan ini dibeli dari pihak ketiga dan belum dibayar sampai pelanggan akhir membayar layanan, maka peralatan tersebut juga masuk dalam kategori utang usaha.
• Sewa - Peralatan yang wajib bagi bisnis juga bisa disewa daripada dibeli, sehingga faktur sewa juga termasuk dalam utang usaha.
• Lisensi - Setiap layanan berbasis langganan dapat dianggap sebagai utang usaha. Seringkali perusahaan membutuhkan produk perangkat lunak berlisensi untuk operasi sehari-hari mereka. Beberapa biaya tersebut adalah pembayaran satu kali, tetapi banyak layanan berbasis langganan di-tagih secara bulanan atau mingguan.

• Layanan - Semua jenis layanan yang dioutsourcing atau pekerjaan subkontrak adalah utang usaha, selama layanan tersebut diberikan dengan penundaan pembayaran.

Tips Mengelola Utang Usaha

Mengelola utang usaha dengan tepat sangat penting bagi setiap bisnis, karena hal ini membantu memastikan pembayaran tepat waktu dan meningkatkan arus kas. Bisnis juga dapat meningkatkan peringkat kredit dan menjaga hubungan lebih baik dengan pemasok.

Selain itu, memiliki catatan utang usaha yang akurat dapat membantu perencanaan dan proyeksi anggaran, serta membantu mengidentifikasi setiap ketidaksesuaian atau inkonsistensi dalam utang usaha dengan cepat dan efisien. Semua manfaat ini akan mengarah pada peningkatan profitabilitas perusahaan.

Berikut adalah beberapa tips untuk mengelola utang usaha bisnis Anda.

Pantau Utang Usaha Secara Rutin

Melakukan pemantauan rutin terhadap utang usaha merupakan langkah penting dalam manajemen keuangan perusahaan. Dengan menetapkan waktu secara teratur untuk memantau dan menganalisis utang usaha, Anda dapat memastikan bahwa perusahaan tetap dalam kendali atas kewajiban keuangan yang harus dibayar.

Laporan keuangan yang akurat dan terkini adalah kunci dalam pengambilan keputusan yang tepat terkait utang usaha. Asisten keuangan virtual Delegasi dapat membantu Anda menyajikan laporan keuangan yang akurat dan terperinci. Dengan akses data keuangan yang terupdate dari Delegasi, Anda dapat melihat dengan jelas jumlah utang yang harus dibayar, tenggat waktu pembayaran, dan jumlah pembayaran yang sudah dilakukan.

Evaluasi Kebutuhan Utang

Sebelum mengambil utang baru, penting untuk melakukan evaluasi kebutuhan bisnis dengan teliti. Pertimbangkan apakah utang tersebut benar-benar diperlukan untuk mendukung pertumbuhan bisnis atau membiayai proyek penting.  

Selain itu, pastikan bahwa bisnis Anda memiliki kemampuan untuk membayar utang tersebut secara lancar tanpa mengganggu keuangan bisnis secara keseluruhan. Pertimbangkan juga tingkat bunga dan jangka waktu pembayaran untuk memastikan utang dapat dikelola dengan baik.

Jaga Komunikasi dengan Pemasok

Komunikasi yang baik dengan pemasok sangat penting dalam mengelola utang usaha. Jika menghadapi masalah atau kesulitan dalam pembayaran, segera berkomunikasi dengan pemasok untuk mencari solusi bersama.  

Bicarakan opsi-opsi pembayaran yang bisa diakomodasi oleh perusahaan dan perjanjian yang dapat membantu menghindari denda atau sanksi atas keterlambatan pembayaran. Komunikasi secara terbuka dibutuhkan untuk menjaga hubungan dengan pemasok dan menghindari potensi masalah dalam jangka panjang.

Utamakan Ketepatan Pembayaran

Mengutamakan ketepatan pembayaran adalah hal yang sangat penting dalam manajemen utang usaha. Dalam proses pembayaran kepada pemasok atau kreditor, keakuratan menjadi kunci untuk mencegah masalah keuangan dan mempertahankan hubungan yang baik dengan para mitra bisnis.

Dengan memprioritaskan ketepatan pembayaran, Anda dapat menghindari denda atau bunga tambahan yang mungkin dikenakan karena keterlambatan. Ini juga membantu Anda menjaga reputasi bisnis.

Anda juga memiliki peluang mendapatkan memperoleh potongan harga atau diskon khusus dari pemasok. Ini dapat membantu mengurangi beban utang usaha dan meningkatkan efisiensi keuangan bisnis Anda.  

Menciptakan SOP yang Tepat  

Menciptakan Standard Operating Procedures (SOP) yang tepat adalah langkah penting dalam manajemen utang usaha. SOP merupakan panduan atau prosedur standar yang ditetapkan oleh perusahaan untuk mengatur dan mengelola proses utang usaha secara konsisten dan efisien.

Misalnya, SOP harus menggambarkan langkah-langkah yang harus diambil ketika Anda menerima faktur dari pemasok. Ini termasuk verifikasi keaslian faktur, mencocokkan jumlah dan deskripsi barang/jasa dengan pesanan atau kontrak yang ada, dan menentukan batas waktu pembayaran.

Manfaatkan Teknologi

Pemanfaatan teknologi adalah kunci untuk meningkatkan manajemen utang usaha. Solusi asistek keuangan virtual Delegasi dapat membantu membebaskan Anda dari proses yang memakan banyak waktu.  

Asisten keuangan virtual Delegasi dapat membantu Anda dalam pengelolaan utang usaha dengan menyajikan laporan neraca yang mencakup kewajiban Anda dalam bentuk utang usaha. Laporan neraca adalah salah satu laporan keuangan yang penting dalam bisnis, yang menunjukkan posisi keuangan perusahaan pada suatu titik waktu tertentu.

Dalam laporan neraca, kewajiban utang usaha akan dicantumkan di bagian "kewajiban" atau "liabilitas." Delegasi akan membantu menyusun dan menyajikan informasi ini secara teratur, sehingga Anda dapat dengan mudah melihat besarnya utang usaha yang harus diselesaikan perusahaan.

Hubungi Delegasi melalui tautan ini, dan pantau kewajiban utang usaha bisnis Anda secara lebih baik!

‍